Cara Menyiasati Arsip Outlook (PST)Agar Tidak Rusak Atau Crash
Ngomong-ngomong soal Outlook, pasti tidak asing lagi dengan masalah crash. kira-kira ilustrasinya seperti gambar berikut:
Auto-recovery seperti gambar di atas bisa memakan waktu cukup lama tergantung seberapa banyak kerusakannya. Hal tersebut biasanya disebabkan karena overcapacity dari salah satu atau beberapa arsip outlook.
Perlu diketahui bahwa setiap versi outlook memiliki limit kapasitas.
- Outlook 2002 and Prior Versions : up to 2 GB.
- Outlook 2003/2007 : 20 GB.
- Outlook 2010, 2013 & 2016 : up to 50 GB.
Sepengalaman saya, microsoft outlook tidak memiliki fitur alarm yang bisa memberi tahu user agar memperhatikan size arsip yang user gunakan saat ini. Apalagi untuk user awam akan sangat sulit jika tidak memperhatikan kapasitas outlook, sering kali user mengeluh setelah arsip outlooknya crash karna outlook mereka jadi lambat atau malah tidak bisa dibuka sama sekali.
Untuk itu saya punya tips untuk para user outlook agar kalian bisa sedikit belajar untuk melakukan pemeliharaan outlook, agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti masalah crash tadi.
Lakukan cek berkala untuk arsip outlook anda
Untuk memastikan arsip outlook anda tidak melebihi batas kapasitas, anda perlu mengecek arsip outlook anda secara berkala. Jika anda tidak tau lokasi arsip outlook anda silahkan ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka control panel (ketik control panel di start menu >> klik control panel)
- Ubah View By nya menjadi Category
- Click User Accounts >> Mail >> nanti akan muncul menu mail setup
- Di menu mail setup, klik Data Files >> nanti akan muncul menu Account Settings
Di menu Account Settings >> Data Files, anda bisa melihat list arsip yang ada di outlook anda. Perhatikan yang ada tanda centang (jika anda pengguna outlook versi lama, ditandai dengan tulisan Default). Silahkan select arsip yang bertanda centang >> lalau klik Open File Location >> maka anda akan diarahkan ke lokasi folder dimana arsip outlook anda disimpan.
Jika anda sudah bisa menemukan arsip outlook anda, silahkan lakukan pemantauan berkala untuk memastikan arsip anda tidak melebihi batas kapasitas.
Meskipun outlook terbaru memiliki kapasitas yang besar (sampai 50GB) tapi saya sangat tidak menyarankan anda untuk menggunakan nya sampai 50GB. Saya lebih menyarankan anda untuk membatasi sampai 18GB saja.
Mengapa 18GB?
Sepengalaman saya, arsip outlook dengan ukuran kecil lebih mudah untuk di repair, jika satu saat arsip kita mengalami crash, maka kita harus melakukan scan and repair menggunakan scanpst.exe (aplikasi recovery bawaan outlook). Jika file PST (arsip) terlalu besar, maka akan memakan waktu yang lama juga untuk scanning dan repairing dan meminimalisir gagal repair. Acuan 18GB adalah kapasita maksimum Office 2007 dikurangi 2GB. Jadi tips ini bisa belaku mulai dari office 2007.
Jika Arsip Outlook sudah mencapai batas 18GB, selanjutnya apa?
Anda bisa membuat arsip baru jika outlook anda sudah mencapai batas kapasitas. Untuk yang belum tau caranya, silahkan ikuti langkah-langkah berikut:
- Silahkan anda ulangi step membuka arsip di atas sampai terbuka menu Account settings
- di menu account settings anda tinggal berpindah dari tab Data Files ke tab Mail
- klik change folder >> klik New Outlook Data File
- silahkan beri nama arsip baru anda dan simpan di lokasi atau folder yang anda inginkan (disarankan di drive D:) >> klik OK >> klik OK>> klik close >> klik close lagi
Itulah tips seputar pemeliharaan arsip outlook untuk mencegah terjadinya arsip crash atau rusak. Semoga bermanfaat~
