Permasalahan Outlook Tidak Bisa Searching Email Padahal Emailnya Ada
Sebetulnya masalah ini sudah lama saya sering temukan ketika support user. Ya, tentu saja ini merupakan masalah indexing options. Bagi yang belum familiar dengan Indexing options, saya coba kasi penjelasan sederhana berdasarkan apa yang saya pahami.
Indexing Options
Adalah sebuah cara kerja sistem (dalam hal ini Sistem Operasi Windows) yang mana sistem meng-Index satu persatu file atau email. Gunanya buat apa? Gunanya adalah untuk mengoptimasi pencarian data.
Kalau ada yang tanya ke saya tentang indexing options, saya selalu memberikan ilustasi bahwa indexing di windows itu ibarat penomoran halaman dan pembuatan daftar isi di sebuah buku kamus. jika tidak ada penomoran halaman dan daftar isi di kamus, anda tentunya bisa-bisa saja mencari suatu kata di dalam kamus tersebut secara manual, yakni dengan membuka halaman nya satu persatu. Namun akan lebih cepat jika anda cukup melihat daftar isi nya saja bukan? Pencarian akan langsung ke posisi halaman yang dituju.
Nah kaitannya dengan Judulu artikel ini adalah terkadang user sering menemukan kendala saat mendapati tidak bisa melakukan search email padahal emailnya baru saja ia terima sekitaran seminggu yang lalu.
lah trus kok bisa?
Hal tersebut dikarenakan email tersebut tidak atau belum ter-index oleh sistem. kenapa bisa begitu ya bisa ada banyak faktor diantaranya bisa terjadi karena pergantian Media Penyimpanan (Harddisk/SSD), arsip outlook berpindah lokasi, dll.
SOLUSI
Beberapa solusi yang ditawarkan di internet diantaranya yang pernah saya termukan yaitu:
- Mematikan fungsi indexing options. Cara ini terbilang simpel. Sistem akan mencari email dengan cara manual seperti saya singgung sebelumnya di ilustrasi tentang buku kamus. tentunya kekurangannya adalah akan memakan waktu lama ketika pencarian
- Cara kedua adalah dengan Rebuild Indexing Options. Dengan cara ini, sistem akan melakukan indexing ulang untuk semua file dan email yang ada. Tapi cara ini juga memakan waktu lama untuk indexing. sepengalaman saya, terkadang setelah Indexing selesai, email tetap tidak ter-index dengan sempurna.
- Cari Email secara manual dengan scroll. Ya setuju, ini bukan solusi tapi ini bisa anda gunakan pada kasus tertentu, misalnya untuk mencari email dalam kurun waktu yg tidak terlalu jauh. Daripada anda pusing mencari cara memperbaiki indexing, cara ini lebih praktis.
- Cara terakhir sejauh ini yang Works, adalah dengan membuat arsip PST baru lalu anda move/pindahkan semua email di arsip anda sekarang ke arsip baru tersebut. Ketika proses moving, sistem akan secara otomatis membaca ulang semua email yang anda pindahkan dan meng-index-nya. dengan begitu semua email anda akan ter-index dengan sempurna.
Saran saya, cara ke-4 adalah cara paling ampuh sejauh ini. Demikian, semoga bermanfaat.
